代表取締役、取締役、監査役といった会社の役員が辞任したり、新しい役員を選任したり、役員の任期が満了した場合には役員の変更登記が必要です。
そのほか、結婚や養子縁組などによって役員のお名前が変わった場合や、転居によって住所が変わった場合も手続きが必要です。


◆役員の任期
株式会社の役員の任期は、原則として取締役が2年、監査役が4年ですが、会社の根本規則である定款に定めれば、10年まで伸ばすことができます。
※定款に定めても伸長できない形態の会社もございます。

①任期を長くすることのメリット

  • 任期ごとに改選する手間がかかりません。
  • 役員変更の登記費用が軽減できます。

②任期を長くするデメリット

  • 役員を改選する機会が減少してしまいます。会社のオーナーである株主と、実際に会社を経営する役員が異なる場合に、オーナーが役員の交代を見直す機会が減ってしまいます。
  • 会社にとって都合の悪い役員が生じてしまった場合、任期の途中で辞めてもらいにくくなります。
  • 役員を解任する場合、正当な理由がない限り、解任された役員から残りの任期分の役員報酬分を損害賠償請求される可能性があります。
  • 改選の時期を失念し、選任懈怠・登記懈怠の状態になってしまう可能性があります。

◆役員の重任
家族や親族で経営している株式会社の場合、役員の一部が辞任し、新たな役員が就任するということは稀なことかもしれません。しかし、株式会社の役員には会社法や定款によって任期が定められていますので、たとえ人物の変更がなくても、役員の変更登記が必要となります。
任期満了の時期である定時株主総会で、まったく同じメンバーを選任するというケースが当てはまります。このような場合は「重任」の登記をします。
※重任とは、任期満了に伴う退任と選任が同時にされることです。


◆バランスのとれた任期の設定
会社の設立者・出資者(発起人)と代表取締役が同じ会社は、オーナーが経営もすることになるので、任期は多少長くてもよいでしょう。
しかしながら、将来の規模拡大なども考慮に入れて、一定の期間で役員を見直すことができるように定めておくことをお勧めいたします。
監査役の最低任期が4年ですので、取締役の任期も4年にするというのが、よくある例です。


取締役を選任した場合には登記申請も必要です。当事務所では、取締役の変更に必要な議事録の作成、登記申請までスピーディーに対応します。


◆手続きの流れ(新たな取締役の選任)

①まずは電話やフォームで相談

  • 無料電話相談や無料相談フォームでお気軽にお問合せください。 
  • お問合せ後に、最新の会社の登記簿謄本をFAX・メールでお送りください。

②取締役の欠格事由に該当しないことを確認します

  • 法人、成年被後見人、被保佐人、会社法その他の規定に違反して刑に処せられ、その執行を終えた日から2年を経過しない者等は取締役になることはできません。 

③株主総会で取締役の選任決議をします

  • 株主総会の決議は普通決議です。普通決議は、定款によっても定足数を議決権の3分の1未満にすることができません。
  • 被選任者の就任を承諾する意思表示により、就任することになります。

④登記申請をします

  • 申請には登記申請書・添付書類(下記)が必要です。
  • 必要書類は当事務所が作成いたしますのでご安心ください
  • 取締役選任後、本店所在地で2週間以内に申請します。

⑤登記完了後に書類をご返却します

  •  会社謄本、印鑑を届け出た場合は印鑑カードと印鑑証明書、登記申請に使用した株主総会議事録などをご返却いたします。

◆添付書類
①取締役会を設置している会社

  •  株主総会議事録
  •  就任承諾書
  •  委任状

②取締役会を設置していない会社

  • 株主総会議事録
  • 就任承諾書
  • 就任承諾書にかかる印鑑証明書
  • 委任状

※取締役が各自代表取締役になる会社では、株主総会議事録に押印した議長及び出席取締役の印鑑証明書も必要です。ただし、変更前の代表取締役が会社実印で押印している場合は例外があります。

◆重任とは

取締役が、会社法または定款所定の任期を満了し、時間的間隔を置くことなく再任された場合には「重任」登記が必要となります。

基本的な手続きの流れは新たな取締役の選任の場合と変わりませんが、株主総会における選任決議と添付書類に違いが生じます。

選任決議は定時株主総会において、取締役の任期満了時期及び再任決議を証する必要があります。また、事業年度の終了時期を証する必要がある場合や、定款により取締役の任期を短縮または伸長している場合には定款の添付が必要となります。

この再任された取締役が代表取締役であり、代表取締役としても再任された場合には、代表取締役の重任登記も必要です。この代表取締役の重任の手続き及び添付書類は、通常の手続きと違いはありません。


◆手続きの流れ(取締役の重任)

①まずは電話やフォームで相談

  • 役員変更に必要な手続きなど、無料電話相談や無料相談フォームでお気軽にお問合せください。
  • お問合せ後に、最新の会社の登記簿謄本をFAX・メールでお送りください。

②取締役の欠格事由に該当しないことを確認します

  • 法人、成年被後見人、被保佐人、会社法その他の規定に違反して刑に処せられ、その執行を終えた日から2年を経過しない者等は取締役になることはできません。

③定時株主総会で取締役の選任決議をします

  • 株主総会の普通決議によります。この普通決議は、定款によっても定足数を議決権の3分の1未満にすることができません。
  • 被選任者の就任を承諾する意思表示により、就任することになります。

④登記申請をします

  • 申請には登記申請書・添付書類(下記)が必要です。
  • 必要書類は当事務所が作成いたしますのでご安心ください。
  • 取締役変更後、本店所在地で2週間以内に申請します。

⑤登記完了後に書類をご返却します

  • 会社謄本、印鑑を届け出た場合は印鑑カードと印鑑証明書、登記申請に使用した株主総会議事録などをご返却いたします。

◆添付書類

①取締役会を設置している会社

  • 株主総会議事録
  • 就任承諾書
  • 委任状
  • 定款(事業年度の終了時期を証する必要がある場合、及び定款により取締役の任期を短縮または伸長している場合など)

②取締役会を設置していない会社

  • 株主総会議事録
  • 就任承諾書
  • 委任状
  • 定款(事業年度の終了時期を証する必要がある場合、及び定款により取締役の任期を短縮または伸長している場合など)

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司法書士・行政書士池見 啓介
東京司法書士会所属
簡裁訴訟代理関係業務認定
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東京都行政書士会所属

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